Aziende: tutto sul programma fatturazione elettronica. Quali vantaggi?

Con l’introduzione della fatturazione elettronica la gestione della contabilità è divenuta più problematica, soprattutto per coloro che non sono abituati all’utilizzo di gestionali informatici, ma unicamente alla compilazione manuale di registri cartacei.

Le difficoltà che possono insorgere quando si passa ad un sistema differente sono legate principalmente all’adattamento da parte dell’operatore ad un nuovo schema, soprattutto in ambito informatico/telematico. La comodità, l’abitudine e la routine ci portano a manifestare un rifiuto verso i nuovi strumenti che ci vengono proposti, anche se questi, il più delle volte, possono essere la chiave del successo ovvero la semplificazione di processi lunghi e macchinosi.

I software indispensabili per la fatturazione elettronica

Fino a qualche anno fa l’emissione della fattura poteva avvenire manualmente, mediante la compilazione di blocchi cartacei precompilati acquistabili nei più comuni negozi di cancelleria oppure, per i più tecnologici, mediante la redazione della fattura in formato Word o Excel.

Oggi, invece, è indispensabile l’utilizzo di un software per fatturazione elettronica che consenta la compilazione dei documenti fiscali in formato in xml, unico metodo accettato dall’Agenzia delle Entrate, la quale attraverso il Sistema di Intercambio (SDI), verifica la corretta emissione della fattura.

Se inizialmente tali software erano dedicati alla regolare tenuta della contabilità, con il passare del tempo e l’aggiornamento costante da parte degli sviluppatori di tali strumenti, si è giunti alla elaborazione di programmi informatici che possano consentire il controllo, a 360 gradi, della parte fiscale relativa all’attività svolta.

Infatti, oltre a semplificare i processi di emissione delle fatture con questo metodo è possibile ricevere persino quelle di terzi, ovvero le fatture relative agli acquisti sostenuti dall’azienda.

I principali vantaggi

Fra i principali vantaggi, oltre a quelli già elencati relativi alla emissione e alla importazione semplificata delle fatture elettroniche, i software per fatturazione elettronica consentono di:

– rendere efficiente la gestione della contabilità aziendale;

– avere a disposizione uno strumento sempre operativo, a qualsiasi ora del giorno, sette giorni su sette;

– verificare la corretta ricezione della fattura inoltrata al cliente, mediante una notifica di avvenuta consegna;

– emettere non solo di fatture, ma anche di note proforma, preventivi, documenti di trasporto e, in caso di studi professionali, parcelle;

– trasformare il documento fiscale xml in formato pdf o Excel, per una migliore visibilità da parte del cliente;

– stampare e archiviare i file relativi alle fatture elettroniche (ricevute e inviate) anche sul proprio dispositivo;

– registrare le fatture in uscita come già incassate, non ancora evase o non incassabili;

– registrare la data di avvenuto pagamento delle fatture acquisti trasmesse da terzi;

– inoltrare, via mail, la fattura di cortesia che, in caso contrario, i clienti vedrebbero unicamente all’interno del loro cassetto fiscale collocato sul sito dell’Agenzia delle Entrate; tale sistema, quindi, consente di snellire la procedura di trasmissione delle fatture emesse.

Ma non è tutto, oltre a questi numerosi vantaggi, è persino possibile collegare il software con lo studio del proprio commercialista, il quale potrà, previo accordo, accedere al sistema per prendere visione dei documenti necessari all’espletamento delle pratiche relative alle dichiarazioni che lo stesso deve predisporre per conto dei suoi clienti.